La première fois que j’ai entendu parler de la Bibliographie de civilisation médiévale (BCM) ce fut un mercredi soir, à la fin d’un « café débat » que l’association étudiante Janua organise mensuellement dans un café place Notre-Dame-la-Grande à Poitiers. Alors à la recherche d’un stage, je discute avec Arthur Kemper, président de l’association et masterant au sein du parcours Mondes médiévaux que je suis également, qui me parle de son poste de vacataire dans ce fameux bureau et de l’éventuelle possibilité d’y faire un stage. Après un rapide résumé, je retiens que l’objectif de la BCM est d’indexer des publications scientifiques dans une base de données en ligne. Cela m’a tout de suite intéressé, car j’y voyais une similitude avec les travaux d’indexation d’images sur la base de données ROMANE que j’avais appréhendée lors d’un cours du premier semestre du master. Si ce travail m’a plu alors celui-là devrait me plaire tout autant. C’est ainsi que quelques jours plus tard, à la suite d’un échange de mails, j’ai rencontré Philippe Paquant, bibliographe de la BCM et futur tuteur de mon stage. Il m’expliqua rapidement ce qu’était la BCM, quelles personnes y travaillent et ce qu’allait devenir l’objectif de mon stage.
L’origine de la BCM se trouve dans la bibliographie de la version papier des Cahiers de civilisation médiévale (CCM), revue éditée et publiée depuis 1958 au sein du Centre d’études supérieures de Civilisation Médiévale (CESCM) situé à Poitiers. En 2004, la BCM s’ouvre au monde informatique avec l’intégration du bureau aux 50 équipes de l’International Medieval Bibliography (IMB) et de l’International Bibliography of Humanism and the Renaissance (IBHR) tout cela « supervisé » par l’éditeur Brepols, responsable entre autres de l’accès à la base de données. Cette ouverture demande donc au stagiaire un niveau d’anglais correct, car l’utilisation de l’interface d’indexation et de la base de données se fait dans cette langue.
J’ai alors effectué mon premier jour au sein de la BCM située dans l’enceinte du CESCM, lieu accueillant la majorité des cours du master Mondes médiévaux, je ne fus pas trop dépaysé, ce qui me convenait parfaitement. J’ai rencontré plus avant les trois personnes avec qui j’allais collaborer pendant deux mois du 16 mai au 21 juillet 2023 : Philippe Paquant, qui s’occupe de l’indexation des monographies et des ouvrages collectifs du service presse (lié aux CCM), de la gestion des recenseurs et des comptes rendus pour les CCM, Blanche Lagrange, qui travaille également sur l’indexation des monographies et des ouvrages collectifs et Arthur Kemper qui s’emploie à l’indexation des revues.
La première journée, Philippe me présenta les locaux et les différents services du CESCM et tout ce qui est nécessaire lors de mon quotidien. Revenu au bureau, il m’expliqua en détail le déroulement de l’indexation d’ouvrage sur la base de données.
Tout d’abord, l’indexeur cherche les informations « primaires » de l’ouvrage : Titre, auteurs et collaborateurs, dates, maison et le lieu d’édition, ISBN, nombre de pages que l’on peut trouver en regardant les quatre couvertures de l’ouvrage ou la référence de l’article. Des informations qui me demeuraient relativement familières grâce aux travaux bibliographiques effectués en Licence et en Master. Le cœur du travail se trouve dans la deuxième partie : l’ajout de classifications. Dans cette étape, l’objectif est de synthétiser l’ouvrage ou l’article en plusieurs mots-clés ou « normes » permettant à l’utilisateur de la base de données de trouver plus facilement les œuvres en rapport avec la thématique recherchée.
Pour cela, il n’est pas forcément nécessaire de compulser l’intégralité du document. On peut se baser sur des mots-clés déjà définis par l’auteur, le résumé de l’ouvrage ou de l’article, ou sur les titres des chapitres ou grandes parties. Cette méthode a néanmoins des failles, car certains titres ne retranscrivent pas entièrement l’ensemble des notions clés qu’il serait intéressant de mettre en valeur. Dans ces cas, il est possible de feuilleter plus en avant le texte, ce qui peut aller d’une simple lecture « en diagonale » à une lecture complète. Ce choix revient à l’indexeur et à son esprit de synthèse. Ces classifications se trouvent au sein d’un thésaurus commun à la BCM et à l’IMB, intégralement en anglais (sauf pour certaines terminologies latines ou les noms propres).
Interface d’indexation que j’ai utilisée tout au long de mon stage.
Ces classifications peuvent être de plusieurs natures (liste non exhaustive) :
– Thématique : Un ouvrage portant sur l’économie rurale peut être retrouvé sous la classification « Economics – Rural ». Autre exemple : « Liturgy » peut être utilisé pour classifier un article sur les rites augustiniens.
– Géographique : Un écrit général sur l’histoire d’une région ou d’une ville peut être trouvé en utilisant le mot-clé correspondant à l’espace recherché. (Exemple : France ; Burgundy ; Vézelay)
– Temporel : Si l’ouvrage ne concerne qu’un espacement temporel précis, celui-ci est indiqué grâce au travail d’indexation.
Chaque classification possède également des « sous-classifications » permettant, lorsque l’indexation est réussie, de présenter à l’utilisateur l’ensemble des thématiques abordées par l’ouvrage. (Exemple ci-dessous)
Fiche complète après indexation.
Le principal enjeu des premiers jours consiste à se familiariser avec l’interface d’indexation de la base de données et son thésaurus (et qui continue, en réalité, tout au long du stage). Même avec un bon niveau en langue anglaise, il est fréquent de tomber sur des terminologies parfois très précises sur de nombreux sujets. À l’inverse, il est fréquent de rechercher une classification qui nous semble tout indiquée, mais n’existant pas dans la liste des classifications. La logique du thésaurus ne s’acquiert que par l’expérience tirée de son utilisation.
Toutefois, une documentation méthodologique existe et l’équipe a toujours été présente pour répondre à mes interrogations. Il est possible dans une certaine mesure – avec accord des personnels du bureau – de rajouter une classification de lieu ou de personnage. Une fois la fiche remplie, une vérification est faite par le membre du bureau qui m’a confié l’indexation de l’ouvrage. Ce procédé permet de voir les éventuels défauts et erreurs imputables à l’indexeur novice et permet d’avoir un retour servant à l’amélioration des prochaines fiches.
Le travail de la BCM ne s’arrête cependant pas aux activités d’indexation. Durant mon stage, j’ai découvert d’autres tâches attribuées à l’équipe de la BCM. Par exemple, lorsque le bureau reçoit un exemplaire presse (envoyé gratuitement par un éditeur en échange de publicité) par les Cahiers de civilisation médiévale : cet ouvrage est systématiquement indexé au sein de la BCM. En fonction de l’indexation réalisée, l’ouvrage est soit proposé en recension à un chercheur ou une chercheuse, soit proposée en don à la bibliothèque universitaire s’il ne correspond pas à la période de la revue ou qu’il ne trouve pas de recenseurs.
La recherche de ces derniers est l’une des missions que Philippe me confia. Pour ce faire, j’avais à ma disposition la liste de collaborateurs du CESCM, mais encore je pouvais aller chercher d’autres spécialistes directement en ligne, sur les sites des laboratoires de recherches ou dans les annuaires des sociétés d’historiens médiévistes. Une fois le recenseur trouvé, il est contacté par Philippe et le livre lui est envoyé par le service postal de l’université de Poitiers.
Exemple de fiche recenseur
Ce stage a été également l’occasion de travailler avec d’autres services du CESCM. Le hasard du calendrier a obligé l’équipe de la BCM à s’absenter pendant quelques jours, l’occasion parfaite pour multiplier les découvertes des métiers à l’œuvre au sein du laboratoire. J’ai d’abord passé quelque temps avec l’éditrice des Cahiers de civilisation médiévale, Lucie Maniol, qui m’a présenté son poste, ses activités et ses liens avec la BCM (les deux services travaillant de pair, entre autres, sur le service de presse). Nous avons également travaillé ensemble sur les logiciels InDesign et Illustrator, à la conception d’affiches qui peuvent être utilisées au cours des différents évènements organisés par le laboratoire.
J’ai également passé du temps avec l’équipe du pôle documentaire, principalement avec Stéphanie Thomas, ingénieure à la photothèque, qui m’a dévoilé l’historique du lieu, les documents conservés dans le compactus, les méthodes de conservation et d’inventaire et m’a également ouvert aux médiations possibles pour promouvoir les ressources photographiques et plastiques de la photothèque.
Ce stage a été pour moi l’occasion de me rapprocher d’un certain nombre de métiers que l’on qualifie « d’appui à la recherche ». J’ai compris l’importance des services du CESCM que j’ai observé et constaté qu’ils sont absolument essentiels à la vie du laboratoire et au bon déroulement de ses activités scientifiques et pédagogiques. Le travail d’indexation m’a permis de fortifier mon esprit de synthèse et m’a laissé entrevoir énormément de publications scientifiques que je n’aurais probablement jamais pu consulter par moi-même, améliorant ainsi ma culture sur un grand nombre de thématiques. J’ai également beaucoup appris sur les moyens et la manière dont on publie et partage un écrit scientifique. Faire un stage à la Bibliographie de civilisation médiévale m’a permis de bien comprendre les enjeux derrière la tenue d’une base de données bibliographique en ligne et son importance pour la recherche, dans une décennie voyant la popularisation des « humanités numériques ».
Pour finir, j’aimerais remercier chaleureusement l’ensemble des services du CESCM pour leur accueil, leur patience et leur bienveillance à mon égard. Merci à mes collègues temporaires Philippe, Blanche et Arthur pour leur humanité et leurs conseils (certains sujets de discussion me manquent déjà). J’aimerais également particulièrement remercier Lucie Maniol, Stéphanie Thomas et Vanessa Ernst-Maillet et l’ensemble des personnes formidables que j’ai rencontrées pendant ces deux mois.
